KSeF 2.0 2026

Co to jest Krajowy System e-Faktur (SKeF) ?

KSeF to obowiązkowy rządowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. 

KSeF to nowoczesny program online, do którego każdy przedsiębiorca może zalogować się bezpośrednio przez przeglądarkę internetową lub aplikację w telefonie. Po zalogowaniu użytkownik uzyskuje dostęp do wszystkich swoich faktur – zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych – zgromadzonych w jednym miejscu.

Wszystkie dokumenty w KSeF są przechowywane przez 10 lat, co oznacza, że nie ma już potrzeby drukowania i przechowywania papierowych wersji faktur. System zapewnia stały dostęp do danych, automatyczne archiwizowanie oraz możliwość łatwego wyszukiwania i pobierania potrzebnych dokumentów.

KSeF dotyczy wyłącznie przedsiębiorców posługujących się numerem NIP. Nie dotyczy osób fizycznych, czyli zwykłych konsumentów.

Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Nie oznacza to jednak konieczności rezygnacji z dotychczasowych programów do fakturowania. Z dniem wejścia w życie obowiązku, wszystkie popularne programy do fakturowania zostaną dostosowane do nowych wymogów. Faktury wystawiane w tych programach będą przesyłane do KSeF, dzięki czemu My jako sprzedawcy zobaczymy je w swoim panelu KSeF jako faktury sprzedażowe, a nabywca automatycznie zobaczy u siebie fakturę zakupową.

W skrócie:
– faktury nadal wystawiamy w programie sprzedażowym
– wystawiona faktura wysyłana jest do Krajowego Systemu KSeF
– system KSeF nada unikatowy numer identyfikujący
– faktura pojawi się na koncie KSeF u sprzedawcy (jako faktura sprzedażowa)
– faktura pojawi się na koncie KSeF u nabywcy (jako faktura zakupowa)

(Należy dopytać dostawcy swojego programu do fakturowania w jaki sposób wystawioną fakturę wysłać do KSeF.)

Uwaga: data wystawienia faktury to data wysyłki do KSeF, czyli nie będzie już możliwości wystawiania faktur wstecz.
W praktyce zdarzało się, że np. 10 grudnia przedsiębiorca wystawiał fakturę z datą wsteczną np. 30 listopada.
W momencie wprowadzenia będzie to niemożliwe ponieważ faktura będzie uznana za wystawioną w dniu wysłania do KSeF czyli w w/w przykładzie będzie to 10 grudnia, a nie 30 listopada.

Jakich dokumentów sprzedażowych nie musimy przesyłać do KSeF:
– raportów z kasy fiskalnej
– faktur dla osób fizycznych (możemy wysłać dobrowolnie)
– faktur proform
– faktur wewnętrznych
– faktur do firm zagranicznych
– dowodów wewnętrznych i not obciążeniowych

Jakich dokumentów zakupowych nie zobaczymy na swoim koncie KSeF:
– paragonów z NIP
– biletów za autostrady
– biletów PKP
– faktur od firm zagranicznych
– rachunków i faktur od osób fizycznych (np. za najem)

Najważniejsze daty

1 kwietnia 2026 – obowiązkowe korzystania z KSeF
Wszystkie faktury sprzedażowe muszą być przesyłane z programu sprzedażowego do KSeF od 1 kwietnia.
Przed tą datą przesyłanie faktur do KSeF jest dobrowolne.

1 lutego 2026 – aktywne konto w KSeF
Do 1 lutego każdy musi aktywować swoje konto w KSeF. Jest to obowiązkowe ponieważ od 1 lutego wszystkie duże firmy (np. Orange, T-Mobile itp.) będą przesyłały już faktury przez KSeF.

1 listopada 2025 do 28  – start pobierania certyfikatów (podpisów).
Certyfikat KSeF służył będzie do uwierzytelniania się w systemie KSeF i będzie czymś w rodzaju podpisu na fakturze. 

Certyfikat jest obowiązkowy i aby go uzyskać należy złożyć wniosek. Składanie wniosków będzie możliwe w terminie od 1 listopada 2025 r. do 28 lutego 2026 r. za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który zostanie udostępniony w domenie KSeF.

Przydatne linki

Podstawowe informacje – prezentacja  – LINK

Podstawowe informacje – wideo  – LINK

Uwierzytelnianie – prezentacja – LINK

Kontakt i pytania do KAS w sprawie KSeF  – LINK

Webinar o certyfikatach i różnych trybach wystawiania faktur  – LINK

Ściąga jak postępować np. podczas awarii  – LINK

Oficjalna rządowa strona KSeF 2.0  – LINK